NHỮNG NỘI DUNG CỐT LÕI CỦA QUY ĐỊNH SỐ 211-QĐ/TW NGÀY 07/8/2026 CỦA BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐẢNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
Quy định 211-QĐ/TW thống nhất việc lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác, kịp thời, thống nhất, an toàn và phục vụ hiệu quả công tác cán bộ.
1. Về nguyên tắc:
- Mỗi cán bộ chỉ có 01 hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.
- Hồ sơ phải được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác và cập nhật thường xuyên.
- Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như nhau, thực hiện chuyển đổi sang hồ sơ điện tử theo lộ trình.
- Hồ sơ điện tử được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, gắn mã định danh, phân quyền truy cập và ghi nhận nhật ký khai thác.
- Tuyệt đối bảo đảm bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin; nghiêm cấm truy cập, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa hoặc sử dụng hồ sơ trái thẩm quyền.
2. Thành phần cơ bản của hồ sơ cán bộ
Hồ sơ gồm các nhóm tài liệu chủ yếu:
- Quyển lý lịch cán bộ, lý lịch tóm tắt, sơ yếu lý lịch, phiếu bổ sung lý lịch;
- Các quyết định về tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu…;
- Nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ;
- Kê khai tài sản, thu nhập theo quy định;
- Kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra và các kết luận liên quan;
- Kết luận về tiêu chuẩn chính trị;
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ pháp lý và các tài liệu cần thiết khác.
3. Về công tác lập và cập nhật hồ sơ
- Khi cán bộ được tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm lập hồ sơ gốc.
- Trong 45 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cán bộ phải hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ theo quy định.
- Hằng năm hoặc khi có yêu cầu, cán bộ phải kê khai, bổ sung những thông tin phát sinh.
- Mọi chỉnh sửa hồ sơ phải có căn cứ, được thẩm tra, xác minh và phê duyệt đúng thẩm quyền.
4. Quản lý, khai thác và sử dụng
Việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ phải:
- Đúng đối tượng, mục đích và thẩm quyền;
- Có giấy giới thiệu/phiếu yêu cầu và được phê duyệt theo quy định;
- Chỉ được khai thác những nội dung cần thiết;
- Việc sao chụp, trích xuất phải được kiểm soát và ghi nhận;
- Không được tự ý mang hồ sơ ra ngoài, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc làm sai lệch hồ sơ.
5. Chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ
- Khi cán bộ điều động, luân chuyển, chuyển công tác, biệt phái hoặc thay đổi cơ quan quản lý, hồ sơ phải được chuyển giao đầy đủ, đúng quy định.
- Thời hạn chuyển giao hồ sơ: 30 ngày làm việc kể từ khi có quyết định có hiệu lực.
- Cơ quan nơi đến kiểm tra hồ sơ trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận.
- Hồ sơ điện tử được chuyển giao trên hệ thống, bảo đảm đúng định danh, nguyên trạng, đầy đủ và toàn vẹn dữ liệu.
6. Trách nhiệm của cán bộ
Mỗi cán bộ phải:
- Kê khai đầy đủ, chính xác, trung thực thông tin cá nhân và gia đình;
- Chủ động cung cấp tài liệu khi có thay đổi;
- Chịu trách nhiệm về thông tin đã kê khai;
- Phối hợp với cơ quan quản lý trong việc đối chiếu, xác thực và cập nhật hồ sơ điện tử;
- Không tự ý sửa đổi hoặc yêu cầu sửa dữ liệu khi chưa có căn cứ và chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
7. Trách nhiệm của cơ quan, người đứng đầu
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ; tổ chức kê khai, thẩm tra, xác minh, cập nhật, bảo quản, khai thác và kiểm tra hồ sơ.
- Cơ quan quản lý hồ sơ phải bảo đảm đúng quy trình, đầy đủ tài liệu, bảo mật, an toàn và phục vụ kịp thời công tác cán bộ.
8. Điểm mới cần đặc biệt lưu ý:
Tinh thần xuyên suốt của Quy định 211-QĐ/TW là:
- MỖI CÁN BỘ – CHỈ CÓ 01 HỒ SƠ DÙNG CHUNG;
- HỒ SƠ ĐẦY ĐỦ – CHÍNH XÁC – THỐNG NHẤT – AN TOÀN;
- TỪNG BƯỚC CHUYỂN ĐỔI SANG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ.
Quy định có hiệu lực kể từ ngày 07/8/2026. Hồ sơ cán bộ đã được kê khai và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định vẫn có giá trị pháp lý, không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ mới, trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc cấp có thẩm quyền yêu cầu.
Thông điệp tuyên truyền ngắn gọn:
“MỘT CÁN BỘ– MỘT HỒ SƠ – QUẢN LÝ THỐNG NHẤT – DỮ LIỆU CHÍNH XÁC – BẢO MẬT, AN TOÀN – PHỤC VỤ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CÁN BỘ.”